This notice explains how DuoCode Technology handles personal data when you use Agentic CS at agenticcs.net. Under Malaysia's Personal Data Protection Act 2010 (PDPA), we are the data controller for the personal data described here, including the chats between shops and their customers.
1. Who we are
DuoCode Technology (SSM 202603062356 / LA0087244-A), No 4, Jalan Mohd Tahir 1, 41200 Klang, Selangor, Malaysia. Our data protection officer is Tang Chye Fong. For questions or requests, email duocodetechu@gmail.com.
2. Who this notice is for
- Shop owners who set up an Agentic CS assistant for their business.
- Customers who chat with a shop's assistant or leave a message for the shop.
- Design Studio customers.
- Anyone who visits agenticcs.net.
3. The personal data we collect
| Who | What we collect | Where it comes from |
|---|
| Shop owners | Email address; password (stored only as a salted hash); sign-in codes; business name; the shop phone numbers and emails you choose to publish; documents and website pages you give us, which may contain personal data; records of your approvals; your agreement to these terms | You |
| Shop customers | Your chat messages and the assistant's replies; a random visitor ID; if you leave a message for the shop, your name, WhatsApp number or email, your message and your last question; a scrambled (hashed) form of your IP address, used to apply daily limits | You and your device |
| Design Studio customers | Email address; password (salted hash); project briefs and chats; files and images you upload; website details you ask us to extract; payment records (order and payment IDs, amount, currency); your voice, if you use the voice feature | You and Stripe |
| Website visitors | Your IP address, used briefly in memory to protect the site from misuse; our hosting provider also keeps standard request logs | Your device |
We do not ask for sensitive personal data such as health information, religious beliefs or biometric data. Card details are entered on Stripe's page and never reach us. Please do not share identity card or bank card numbers in a chat. If an uploaded document contains identity card or payment card numbers, we hold it back for review before it can be used for answers.
4. How we use your data
- To provide the service: create and secure accounts, sign you in, answer customers from the shop's own documents, pass messages to the shop, build Design Studio projects and take payments.
- To keep it safe and fair: apply usage limits, detect misuse and screen uploaded files for harmful content.
- To support you: only staff who need to may look at conversations, messages for shops and documents, and only to give support, keep the service safe or handle your request.
- To send service emails: sign-in codes and alerts about new messages for shops. We do not send marketing emails.
- To meet legal obligations.
5. How the AI assistant works
A shop's assistant answers only from the documents and website pages that shop has approved, using AI models from OpenAI. If it cannot find the answer there, it says so and offers to pass your message to the shop. It makes no decisions about you that have legal or similarly significant effects. We do not train AI models ourselves. However, the messages, replies and shop documents we send to OpenAI are shared with OpenAI, which may use them to develop and improve its services, including training its models.
6. Who we share it with
- The shop you message. When you leave a message for a shop, the shop receives your name, contact details, message and last question. Shops do not see your chat transcript.
- Our service providers, who process data for us under contract:
| Provider | What they do for us | Where |
|---|
| Vercel Inc. | Hosts the website; stores Design Studio files | United States |
| Convex, Inc. | Stores account, chat and message records | United States |
| OpenAI | Writes assistant answers; searches shop documents and keeps copies of them for that search; creates Design Studio images. May also use what we send it to train and improve its own models, as its own data controller | United States |
| Google (Google Cloud and Gemini) | Stores and reads uploaded shop documents; Design Studio website building, images, video and speech | Singapore, the United States and other countries where Google operates |
| Resend | Sends sign-in codes and emails about new messages | United States |
| Stripe | Processes Design Studio payments | Malaysia, the United States and other countries |
| ElevenLabs | Speech-to-text and text-to-speech in the Design Studio support chat | United States |
| StepFun | Cantonese speech in the Design Studio support chat. Operated from Hong Kong; may use the audio and text it receives to improve its models, under its own terms | United States |
| Arize | Technical monitoring of assistant runs; receives IDs, counts and timings, not message text | United States |
- When you ask us to, for example when you publish a Design Studio site to Vercel or send it to GitHub.
- When the law requires it, to authorities with legal power to ask.
We do not sell personal data.
7. Transfers outside Malaysia
Our providers store and process data outside Malaysia, mainly in the United States and Singapore, and in other countries where they operate. You consent to these transfers when you agree to this notice: by ticking the box when you create an account, or by continuing a chat after the notice shown at its start.
8. Cookies and browser storage
We use only cookies the service needs. There are no advertising or analytics cookies.
| Cookie | Purpose | Lasts |
|---|
| agentic_cs_merchant | Keeps shop owners signed in | 7 days |
| agentic_cs_dtc | Keeps Design Studio customers signed in | 7 days |
| agentic_cs_visitor | A random ID for a shop's chat, so limits and messages work | 30 days |
| agentic_cs_admin | Keeps our staff signed in | 12 hours |
Your browser also keeps, on your device only: the chat's conversation and visitor IDs, your Design Studio email and customer ID, unsent message drafts and display settings. You can clear them in your browser settings; you may then need to sign in again.
9. How long we keep it
We keep personal data while your account, or the shop's service, is active. We do not yet delete it automatically, and closing a shop stops its assistant without deleting its data. If you ask us to delete your data, we will do so within 30 days, unless the law requires us to keep it.
10. How we protect it
- Encrypted connections (HTTPS) between your device and our service.
- Passwords stored only as salted hashes; sign-in codes expire after 10 minutes and lock after repeated wrong tries.
- Requests between our systems are signed, and only authorised staff can use admin tools.
- Uploaded files are screened, and unpublished phone numbers, emails and ID numbers are kept out of answers.
No system is perfectly secure. If a personal data breach happens, we will notify the Personal Data Protection Commissioner, and you as well where it is likely to cause you significant harm, as the PDPA requires.
11. Your rights
- Access: ask for a copy of your personal data. We reply within 21 days, free of charge.
- Correction: ask us to correct data that is wrong or out of date. We reply within 21 days.
- Withdraw consent or limit use: tell us to stop or limit how we use your data. Some features may then stop working.
- Deletion: ask us to delete your data. We do it within 30 days.
- Portability: ask us to send your data to you or another provider, where technically feasible.
- Complaints: contact us first. You may also complain to the Personal Data Protection Commissioner.
To make a request, email duocodetechu@gmail.com. We may ask you to confirm your identity. If you chatted with a shop's assistant without an account, tell us the shop, the date and the contact details you gave, so we can find your data.
12. Do you have to give us your data?
An email address and password are needed to create an account; without them we cannot provide it. Your name and a contact method are needed to leave a message for a shop, so the shop can reply. Your messages are needed for the assistant to answer. Everything else is optional.
13. If you are a shop's customer
The shop decides what its assistant knows and receives the messages you leave for it. DuoCode is responsible for your chat and the data described in this notice. The shop is responsible for how it uses the contact details you send it.
14. Children
You must be 18 or older to create an account. If you are under 18, please ask a parent or guardian before sharing personal details in a chat. We do not knowingly collect personal data from children.
15. Changes to this notice
We will post any update here with a new date. For significant changes, we will also email account holders.
16. Language
This notice is published in English and Bahasa Melayu. If the two versions differ, the English version prevails.
Notis ini menerangkan cara DuoCode Technology mengendalikan data peribadi apabila anda menggunakan Agentic CS di agenticcs.net. Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA), kami ialah pengawal data bagi data peribadi yang diterangkan di sini, termasuk perbualan antara kedai dengan pelanggan mereka.
1. Siapa kami
DuoCode Technology (SSM 202603062356 / LA0087244-A), No 4, Jalan Mohd Tahir 1, 41200 Klang, Selangor, Malaysia. Pegawai perlindungan data kami ialah Tang Chye Fong. Untuk sebarang pertanyaan atau permintaan, e-mel duocodetechu@gmail.com.
2. Untuk siapa notis ini
- Pemilik kedai yang menyediakan pembantu Agentic CS untuk perniagaan mereka.
- Pelanggan yang berbual dengan pembantu sesebuah kedai atau meninggalkan mesej untuk kedai itu.
- Pelanggan Design Studio.
- Sesiapa yang melawat agenticcs.net.
3. Data peribadi yang kami kumpul
| Siapa | Apa yang kami kumpul | Dari mana |
|---|
| Pemilik kedai | Alamat e-mel; kata laluan (disimpan hanya sebagai cincangan bergaram); kod log masuk; nama perniagaan; nombor telefon dan e-mel kedai yang anda pilih untuk dipaparkan; dokumen dan halaman laman web yang anda berikan kepada kami, yang mungkin mengandungi data peribadi; rekod kelulusan anda; persetujuan anda terhadap syarat ini | Anda |
| Pelanggan kedai | Mesej perbualan anda dan balasan pembantu; ID pelawat rawak; jika anda meninggalkan mesej untuk kedai, nama anda, nombor WhatsApp atau e-mel, mesej anda dan soalan terakhir anda; alamat IP anda dalam bentuk yang telah dikodkan (dicincang), digunakan untuk menguatkuasakan had harian | Anda dan peranti anda |
| Pelanggan Design Studio | Alamat e-mel; kata laluan (cincangan bergaram); taklimat projek dan perbualan; fail dan imej yang anda muat naik; butiran laman web yang anda minta kami ekstrak; rekod pembayaran (ID pesanan dan pembayaran, jumlah, mata wang); suara anda, jika anda menggunakan ciri suara | Anda dan Stripe |
| Pelawat laman web | Alamat IP anda, digunakan seketika dalam memori untuk melindungi laman daripada penyalahgunaan; penyedia pengehosan kami juga menyimpan log permintaan standard | Peranti anda |
Kami tidak meminta data peribadi sensitif seperti maklumat kesihatan, kepercayaan agama atau data biometrik. Butiran kad dimasukkan di halaman Stripe dan tidak sampai kepada kami. Sila jangan kongsi nombor kad pengenalan atau nombor kad bank dalam perbualan. Jika dokumen yang dimuat naik mengandungi nombor kad pengenalan atau nombor kad pembayaran, kami menahannya untuk disemak sebelum ia boleh digunakan untuk jawapan.
4. Cara kami menggunakan data anda
- Untuk menyediakan perkhidmatan: mewujudkan dan melindungi akaun, melog masuk anda, menjawab pelanggan berdasarkan dokumen kedai itu sendiri, menyampaikan mesej kepada kedai, membina projek Design Studio dan menerima bayaran.
- Untuk memastikannya selamat dan adil: menguatkuasakan had penggunaan, mengesan penyalahgunaan dan menyaring fail yang dimuat naik untuk kandungan berbahaya.
- Untuk membantu anda: hanya kakitangan yang perlu sahaja boleh melihat perbualan, mesej untuk kedai dan dokumen, dan hanya untuk memberi sokongan, memastikan perkhidmatan selamat atau mengendalikan permintaan anda.
- Untuk menghantar e-mel perkhidmatan: kod log masuk dan makluman tentang mesej baharu untuk kedai. Kami tidak menghantar e-mel pemasaran.
- Untuk mematuhi kewajipan undang-undang.
5. Cara pembantu AI berfungsi
Pembantu sesebuah kedai hanya menjawab berdasarkan dokumen dan halaman laman web yang telah diluluskan oleh kedai itu, menggunakan model AI daripada OpenAI. Jika ia tidak menemui jawapan di situ, ia akan memberitahu anda dan menawarkan untuk menyampaikan mesej anda kepada kedai. Ia tidak membuat sebarang keputusan tentang anda yang mempunyai kesan undang-undang atau kesan penting yang serupa. Kami sendiri tidak melatih model AI. Walau bagaimanapun, mesej, balasan dan dokumen kedai yang kami hantar kepada OpenAI dikongsi dengan OpenAI, yang boleh menggunakannya untuk membangunkan dan menambah baik perkhidmatannya, termasuk melatih modelnya.
6. Dengan siapa kami berkongsi
- Kedai yang anda hubungi. Apabila anda meninggalkan mesej untuk sesebuah kedai, kedai itu menerima nama, butiran hubungan, mesej dan soalan terakhir anda. Kedai tidak melihat transkrip perbualan anda.
- Penyedia perkhidmatan kami, yang memproses data bagi pihak kami di bawah kontrak:
| Penyedia | Apa yang mereka lakukan untuk kami | Lokasi |
|---|
| Vercel Inc. | Mengehos laman web; menyimpan fail Design Studio | Amerika Syarikat |
| Convex, Inc. | Menyimpan rekod akaun, perbualan dan mesej | Amerika Syarikat |
| OpenAI | Menulis jawapan pembantu; mencari dalam dokumen kedai dan menyimpan salinannya untuk carian itu; mencipta imej Design Studio. Juga boleh menggunakan apa yang kami hantar untuk melatih dan menambah baik modelnya sendiri, sebagai pengawal data sendiri | Amerika Syarikat |
| Google (Google Cloud dan Gemini) | Menyimpan dan membaca dokumen kedai yang dimuat naik; pembinaan laman web, imej, video dan pertuturan Design Studio | Singapura, Amerika Syarikat dan negara lain tempat Google beroperasi |
| Resend | Menghantar kod log masuk dan e-mel tentang mesej baharu | Amerika Syarikat |
| Stripe | Memproses pembayaran Design Studio | Malaysia, Amerika Syarikat dan negara lain |
| ElevenLabs | Pertuturan-ke-teks dan teks-ke-pertuturan dalam sembang sokongan Design Studio | Amerika Syarikat |
| StepFun | Pertuturan bahasa Kantonis dalam sembang sokongan Design Studio. Dikendalikan dari Hong Kong; boleh menggunakan audio dan teks yang diterimanya untuk menambah baik modelnya, di bawah syaratnya sendiri | Amerika Syarikat |
| Arize | Pemantauan teknikal larian pembantu; menerima ID, kiraan dan masa, bukan teks mesej | Amerika Syarikat |
- Apabila anda meminta kami berbuat demikian, contohnya apabila anda menerbitkan laman Design Studio ke Vercel atau menghantarnya ke GitHub.
- Apabila dikehendaki oleh undang-undang, kepada pihak berkuasa yang mempunyai kuasa undang-undang untuk memintanya.
Kami tidak menjual data peribadi.
7. Pemindahan ke luar Malaysia
Penyedia kami menyimpan dan memproses data di luar Malaysia, terutamanya di Amerika Syarikat dan Singapura, serta di negara lain tempat mereka beroperasi. Anda bersetuju dengan pemindahan ini apabila anda bersetuju dengan notis ini: dengan menanda kotak semasa membuka akaun, atau dengan meneruskan perbualan selepas notis yang dipaparkan pada permulaannya.
8. Kuki dan storan pelayar
Kami hanya menggunakan kuki yang diperlukan oleh perkhidmatan. Tiada kuki pengiklanan atau analitik.
| Kuki | Tujuan | Tempoh |
|---|
| agentic_cs_merchant | Mengekalkan log masuk pemilik kedai | 7 hari |
| agentic_cs_dtc | Mengekalkan log masuk pelanggan Design Studio | 7 hari |
| agentic_cs_visitor | ID rawak untuk sembang sesebuah kedai, supaya had dan mesej berfungsi | 30 hari |
| agentic_cs_admin | Mengekalkan log masuk kakitangan kami | 12 jam |
Pelayar anda juga menyimpan, pada peranti anda sahaja: ID perbualan dan ID pelawat sembang, e-mel dan ID pelanggan Design Studio anda, draf mesej yang belum dihantar dan tetapan paparan. Anda boleh memadamnya dalam tetapan pelayar anda; anda mungkin perlu log masuk semula selepas itu.
9. Berapa lama kami menyimpannya
Kami menyimpan data peribadi selagi akaun anda, atau perkhidmatan kedai itu, masih aktif. Kami belum memadamnya secara automatik, dan menutup sesebuah kedai menghentikan pembantunya tanpa memadam datanya. Jika anda meminta kami memadam data anda, kami akan melakukannya dalam tempoh 30 hari, melainkan undang-undang menghendaki kami menyimpannya.
10. Cara kami melindunginya
- Sambungan yang disulitkan (HTTPS) antara peranti anda dan perkhidmatan kami.
- Kata laluan disimpan hanya sebagai cincangan bergaram; kod log masuk tamat tempoh selepas 10 minit dan dikunci selepas beberapa percubaan yang salah.
- Permintaan antara sistem kami ditandatangani, dan hanya kakitangan yang diberi kuasa boleh menggunakan alat pentadbir.
- Fail yang dimuat naik disaring, dan nombor telefon, e-mel dan nombor pengenalan yang tidak dipaparkan oleh kedai tidak dimasukkan ke dalam jawapan.
Tiada sistem yang selamat sepenuhnya. Jika berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi, dan juga anda jika ia berkemungkinan menyebabkan kemudaratan yang ketara kepada anda, sebagaimana yang dikehendaki oleh PDPA.
11. Hak anda
- Akses: minta salinan data peribadi anda. Kami akan membalas dalam tempoh 21 hari, tanpa sebarang bayaran.
- Pembetulan: minta kami membetulkan data yang salah atau tidak terkini. Kami akan membalas dalam tempoh 21 hari.
- Tarik balik persetujuan atau hadkan penggunaan: beritahu kami untuk berhenti atau mengehadkan cara kami menggunakan data anda. Sesetengah ciri mungkin tidak lagi berfungsi.
- Pemadaman: minta kami memadam data anda. Kami akan melakukannya dalam tempoh 30 hari.
- Kebolehpindahan: minta kami menghantar data anda kepada anda atau kepada penyedia lain, jika boleh dilaksanakan secara teknikal.
- Aduan: hubungi kami dahulu. Anda juga boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi.
Untuk membuat permintaan, e-mel duocodetechu@gmail.com. Kami mungkin meminta anda mengesahkan identiti anda. Jika anda berbual dengan pembantu sesebuah kedai tanpa akaun, beritahu kami nama kedai, tarikh dan butiran hubungan yang anda berikan, supaya kami dapat mencari data anda.
12. Adakah anda wajib memberikan data anda?
Alamat e-mel dan kata laluan diperlukan untuk membuka akaun; tanpanya kami tidak dapat menyediakan akaun. Nama dan cara untuk menghubungi anda diperlukan untuk meninggalkan mesej untuk kedai, supaya kedai dapat membalas. Mesej anda diperlukan supaya pembantu dapat menjawab. Selain itu, semuanya adalah pilihan.
13. Jika anda pelanggan sesebuah kedai
Kedai menentukan apa yang diketahui oleh pembantunya dan menerima mesej yang anda tinggalkan untuknya. DuoCode bertanggungjawab ke atas perbualan anda dan data yang diterangkan dalam notis ini. Kedai bertanggungjawab ke atas cara ia menggunakan butiran hubungan yang anda hantar kepadanya.
14. Kanak-kanak
Anda mesti berumur 18 tahun ke atas untuk membuka akaun. Jika anda berumur di bawah 18 tahun, sila minta kebenaran ibu bapa atau penjaga sebelum berkongsi butiran peribadi dalam perbualan. Kami tidak dengan sengaja mengumpul data peribadi daripada kanak-kanak.
15. Perubahan pada notis ini
Kami akan menyiarkan sebarang kemas kini di sini dengan tarikh baharu. Bagi perubahan yang ketara, kami juga akan menghantar e-mel kepada pemegang akaun.
16. Bahasa
Notis ini diterbitkan dalam bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu. Jika terdapat perbezaan antara kedua-dua versi, versi bahasa Inggeris akan terpakai.
